广悦专业研究丨在欧洲设立公司的员工个人信息保护七大常见误区

随着中国企业在欧洲的业务扩张和投资布局不断深化，越来越多的企业开始在当地设立机构并雇佣欧洲员工。在这一监管体系成熟、执法力度强劲的法域中，员工个人信息保护是用工管理中最易被忽视、同时也是违规风险最高的环节之一。许多企业在开拓欧洲市场时更关注面向消费者和客户的数据合规，却常常忽略内部员工数据的处理要求。若继续沿用国内的人力资源管理模式和数据处理习惯，往往难以符合欧洲的监管规则，稍有疏忽即可能引发员工投诉、负面舆情，甚至导致监管调查或行政处罚。

本文旨在从中国企业在欧洲用工实践中常见的七大合规误区出发，结合中欧在法律框架和监管实践上的差异，对相关风险点进行系统解析，帮助出海企业识别潜在合规风险，提升在欧开展人力资源管理活动中的稳健性与合规性。

常见误区1：在招聘阶段收集员工家庭情况、婚育计划等私人信息

根据《通用数据保护条例》（GDPR）第5条第1款规定的数据最小化原则，数据控制者应仅收集实现处理目的所“必要”的个人数据。具体在招聘环节，在欧洲各国的法律实践一般均限制用人单位在招聘过程中询问或记录超出评估应聘者适岗性的必要范围，包括但不限于宗教信仰、婚育情况及计划、政治倾向、工会成员身份等非必要的信息，避免构成歧视性筛选。除了GDPR外，欧盟各成员国均对招聘流程可收集的信息范围做出了限制，如法国劳动法L1221-6条¹即明确规定，在招聘阶段向求职者索取任何形式的个人信息的目的，均应仅限于评估其胜任所应聘职位的能力或职业技能，再如德国联邦反歧视办公室明确说明，如应聘者在招聘过程中被询问生育计划、宗教信仰等歧视性问题，均无义务给出真实回答，并且如因为此类歧视而未获得工作时，可以对雇主提起诉讼²。

用人单位在设计招聘流程时，应严格依据“岗位必要性”确定信息收集范围，避免涉及宗教、婚育计划、政治倾向等敏感事项，并对招聘人员开展反歧视与隐私保护培训，确保所有面试环节仅围绕岗位胜任能力展开，降低因不当提问而引发歧视性招聘质疑或法律风险。

常见误区2：将“员工同意”视为万能的个人数据处理合法基础

根据GDPR第6条的规定，个人数据的处理必须建立在六项合法性基础之上。在雇佣关系中，企业常用的合法处理依据主要包括以下四种：

① 履行合同所必需：指为履行劳动合同或在签订劳动合同前采取相应措施所必需的数据处理。例如，为支付薪资所需处理的员工银行账户信息，或为办理社会保险、福利等人事事务所需的身份信息，通常可依据该项合法基础进行处理。

② 履行法定义务：适用于为遵守国家劳动法、税法、社保法等相关法律法规所必需的数据处理行为。例如，向税务机关申报工资薪金、提交工伤报告、履行用工备案义务等，均属于法定义务驱动下的处理行为。

③ 基于雇主的合法利益：即雇主为实现自身正当商业利益进行的数据处理，但前提是必须进行“利益衡量”，确保该处理不会对员工的基本权利与自由造成不成比例的影响。例如，为保障信息系统安全而监测企业网络流量，可主张以合法利益为依据，但须证明该措施具有必要性，且采取了最小侵害员工隐私的方式。

④ 员工明确授权同意：指企业在特定场景下，基于员工自愿、明确且知情的同意，收集和处理其个人数据，且该同意仅限于特定且合法的处理目的。在实践中，针对健康信息、生物识别数据等特殊类别个人数据，企业在开展收集与处理活动前，通常需以取得员工的明确同意作为法定前置条件。

然而，值得注意的是，实践中，仅基于员工同意开展的数据收集处理活动，较容易被监管部门质疑合法性以及员工同意的自愿性，如果仅依据员工在入职过程中前述庞统的个人信息处理知情同意书，以为后续公司任何收集、处理情形的合法合规性进行背书，存在较大的违规风险。欧洲数据保护委员会在其“Guidelines on Consent under Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)”就曾指出：在由于雇主与雇员关系所固有的依附性，数据主体通常难以在不担心遭受不利影响的情况下拒绝向雇主提供其对数据处理的同意³。《德国联邦数据保护法》第二十六条明确规定，如基于员工同意处理数据，必须考虑其从属性，评估同意是否在这种权势不平衡下真正自愿⁴。

在雇佣场景中，应避免将员工入职时签订的概括性、笼统个人信息收集处理授权书作为所有数据处理行为的通用依据。公司应结合实际，将数据处理分别对应至合同必要、法定义务或合法利益等更稳健的处理基础，并在内部明确不同处理活动的依据与必要性。对于健康信息、生物特征等敏感数据，应依法开展必要性审查或数据保护影响评估，并在监管要求下获取单独、明确的授权同意。如确需基于员工同意开展处理，应在取得同意前充分履行必要的说明和告知义务，明确具体的处理目的、使用场景、保存期限及可能影响，并告知员工具有拒绝及随时撤回同意的权利和相应的撤回方式，确保同意在知情、自愿的前提下作出。获取同意时，建议以书面形式完成相关告知及授权，由员工签字确认知悉上述权利，并妥善保存记录，以便在合规审计或争议处理中予以备查。

常见误区3：未区分场景地收集、处理及存储公司视频监控信息

GDPR并未禁止雇主在合理范围内实施员工监控，但前提是必须严格遵守合法性、必要性、透明性和比例性等基本原则。在此统一框架下，欧盟各成员国普遍通过本地立法或监管指引，进一步对员工监控设定了非常具体、严格的合规要求，包括但不限于西班牙《数据保护法》（LOPDGDD）第89条⁵、意大利《工人法典》（Statuto dei Lavoratori）第4条⁶、爱尔兰数据保护委员会发布的《数据控制者监控使用指南》⁷等。常见限制及合规要求主要包括：

●监控目的：仅限于实现合法正当目的，例如财产保护、防止盗窃、保障员工人身安全等。

●监控范围：不得在员工更衣室、休息区、卫生间等私密性较强的场所安装摄像设备，应聚焦于入口、仓储等必要区域。

●员工知情权保障：用人单位须在设置监控摄像头前，向员工明确告知相关信息。仅在出于保护财产／防止犯罪等合法目的，雇主有合理怀疑严重不当行为、无更温和手段能够满足目的时，雇主才能设置隐蔽摄像头⁸。

●保存期限：视频资料应仅在达成特定目的所必需的最短时间内保留，通常不超过数日到数周，除非发生异常事件需作证据保存。

●员工代表参与：在多国立法框架下，安装监控系统前须与工会或员工代表协商并达成协议。

员工监控始终是欧盟各国数据保护机构的重点执法领域之一，相关规则在实际执法中被频繁适用。例如，2024年，法国数据保护监管机构CNIL层因为亚马逊法国物流公司在仓储运营中通过扫描设备对员工的工作表现和停工时间进行过度监控，对其处以3200万欧元罚款⁹。CNIL指出，相关系统持续、高频记录员工操作数据，并用于生成详细的绩效与非活跃时间指标，覆盖面广、监控精度高，且数据保留期限长达31天，已明显超出履行管理职责所必需的范围。

在欧盟工作场所部署视频监控时，企业应在实施前完成必要性评估，确保监控目的正当、范围适度，并通过明确告知方式、显著标识等方式向员工说明监控的位置、用途等基本信息，严格控制录像保存时间与访问范围，避免将监控信息用于与安全无关的其他目的。同时，应重点关注企业或工厂所在地针对监控行为设定的更为细化的地方性监管要求，例如录像保存期限的上限、与工会或员工代表协商的前置程序等，并根据当地法规落实相应的管理和操作措施。若确因固定证据或维护企业合法权益需要在未事先告知员工的情况下设置隐蔽或针对性摄像头，则应在具备初步合理怀疑的前提下，完成严格的必要性和比例性评估，确保措施的实施维持在法律允许的范围内。

常见误区4：未经区分与限制地监控员工邮件、聊天记录及设备操作数据

《欧洲人权公约》第八条¹⁰明确规定，私人和家庭生活、住宅和通信的权利受到保护和尊重。欧盟各国司法实践普遍认为，员工对于自己使用公司网络、邮箱和IT设备所产生的数据，仍享有个人信息权益及隐私权。虽然雇主出于安全或管理需要可以一定程度上监控公司IT系统使用情况，但必须尊重员工的通讯秘密和隐私权。欧洲人权法院在Bărbulescu v. Romania¹¹一案中明确指出，员工即便身处工作场所，其通信隐私仍受《欧洲人权公约》第八条保护，雇主的监控措施必须具有必要性并配套充分保障。该案中，罗马尼亚某公司要求员工使用工作账户（Yahoo Messenger）处理客户咨询，并禁止在工作时间进行私人通信；但公司在未充分告知监控范围及可能读取内容的情况下，对该账户实施监控，并调取员工与家人、伴侣的私人聊天记录，以此认定其违反内部规定并将其解雇。在向罗马尼亚法院主张公司侵犯其通信隐私未获支持后，员工进一步向欧洲人权法院提起上诉。欧洲人权法院最终推翻罗马尼亚法院的判决，明确指出，尽管雇主有权管理工作资源，但在工作场所内员工仍享有合理的通信隐私期待，而公司在未经充分告知的情况下实施内容级监控、读取私人通信记录并据此解雇员工，缺乏必要性与比例性基础。

企业应通过正式的书面政策明确公司提供的办公设备、通讯软件及账号的使用规范，清晰告知哪些公司账号或工具不得用于私人用途，并说明公司在公务通信场景中可能开展的监控范围、触发条件和具体目的，确保员工在公司实际落实相应监控措施前，知情权得到充分保障。同时，应严格限定可访问相关数据的人员范围，并就监控的必要性、所追求的管理目的以及是否存在侵入性更低的替代措施进行审慎评估，确保监控行为在透明、合理和最小侵入的前提下实施。

常见误区5：要求员工申请病假时提供医院开具的诊断证明、病历等载有具体疾病信息的证明文件

在国内，要求员工在病假期间提供详细的医院证明或诊断书并不罕见。然而在欧洲，此类做法因涉及特殊类别个人数据而受到严格限制。

在实践中，员工的健康信息由职业健康医生或医疗机构收集和管理，雇主仅接收必要的适用性建议（例如是否适合工作、预计病休期限）。以荷兰隐私监管机构（AP）的官方说明为例¹²，GDPR赋予了雇主记录员工病假可能持续时长、该疾病是否涉及工伤事故等必要信息的权力，但具体疾病的性质和原因不被归入必要信息的范围，即便员工主动告知或给予授权，雇主也不应记录或对外传播上述信息，或据此来评估员工的适岗能力。只有在极为例外的情形下，雇主方可在获取员工明确同意的基础上，记录并向确有必要知情的相关人员共享其疾病性质或原因。例如，员工患有严重糖尿病、癫痫等可能在工作中引发紧急风险的医疗状况时，为保障其本人及周围同事的安全，确有必要让密切协作的同事提前知悉相关信息。德国汉堡数据保护和信息自由专员就曾因为H&M服务中心，广泛收集、记录并长期存储员工休假经历、疾病症状及诊断结果等信息，用于采取相应措施、做出雇佣相关的决策而对其处以3530万欧元的罚款¹³。

在处理员工病假与健康信息时，企业应始终遵循“最小必要性”原则，仅收集履行法定义务或内部人事管理所必需的信息，例如病假起止时间、预计缺勤期限以及员工是否具备继续工作的适应性等，而不应索取或存储具体诊断、病因、治疗方案等涉及GDPR规定的特殊类别个人数据。涉及健康信息的评估应尽可能由职业医师或依法授权的专业机构完成，企业仅接收其出具的适岗性建议或风险提示。同时，企业应在内部明确限定可访问健康信息的人员范围，确保此类敏感数据仅限于具备相应职责或权限的HR或相关负责人查阅，并严格禁止将该类信息用于绩效评估、纪律处分或其他非正当用途。

常见误区6：将人脸识别、指纹识别设置为唯一的门禁管理或考勤打卡方式

指纹、人脸等生物识别信息因具备唯一识别个人的能力，在GDPR框架下被归类为“特殊类别个人数据”，其收集、使用受到更为严格的限制。根据GDPR第9条，除非满足特定豁免条件，企业原则上不得因管理便利而采集此类敏感数据。即便出于控制出入权限而部署指纹识别门禁系统等安全目的考虑，确需收集处理此类生物识别信息，企业也必须证明该做法具有“严格必要性”，并已无法通过侵入性更小的替代手段（如门禁卡、密码）实现同等安全目标。否则，强行采集员工生物特征信息可能构成对其基本隐私权的不当干预，违反数据最小化与比例性原则。法国CNIL就曾在2018年，因某公司在未经事先授权的情况下，使用指纹识别打卡机的行为处以罚款，并同时强调此类涉及收集处理生物识别信息的考勤方案须经过严格合法性审查并取得充分授权¹⁴。

在实际操作中，企业应优先采用门禁卡、密码等常规方式开展出入管理与考勤统计工作。仅当确有必要，且无其他方式可达到同等安全保障水准时，方可考虑使用指纹、人脸识别等生物识别技术。在最终采用前，企业需事先完成数据保护影响评估（DPIA），明确风险评估结果及可行替代方案；同时应在相关管理政策中，清晰列明生物识别信息的采集目的、具体范围、保存期限及访问权限，确保员工充分知情，并在条件允许的情况下提供非生物识别类替代方案供选择。此外，生物识别数据应被视为高度敏感的特殊类别个人信息，企业应严格遵循“最小必要”原则进行采集与存储，并采取加密等有效技术手段加以保护，严禁将其挪用于考勤管理以外的其他用途。同时，应根据所在国家关于特殊类别个人数据的合规要求，落实相应的分类分级存储、访问权限控制及安全管理措施。企业还应定期评估该类技术使用的持续必要性，一旦不再符合必要性标准，或有更低侵扰性的替代方案，应及时终止使用。

常见误区7：忽视或轻视工会、员工代表在隐私与监控议题中的参与

欧盟国家，工会或员工代表往往在雇佣期间的数据保护事务中扮演重要角色，对涉及员工隐私和监控事项的参与权乃至否决权。GDPR第88条明确规定，各成员国可以通过法律或集体协议在雇佣关系领域制定更为具体的规则，并要求配套设置保障员工权利的“适当且具体的措施”。该条同时对透明度、集团内部数据传输、工作场所监控等员工数据处理的关键情形作出了专门列举。基于此，欧盟主要成员国普遍通过劳动法规范或行业集体协议作出明确要求：当企业涉及部署摄像头、引入监控系统、调整信息系统使用管理规则、实施通信监控等敏感场景时，必须事先履行与工会或员工代表的协商或咨询义务。

企业应首先梳理并明确所在国劳动法或集体协议中对员工个人信息处理事项设定强制协商或告知义务的具体情形，即哪些制度或措施的制定与实施必须征求工会或员工代表的意见，或取得其同意。在涉及此类事项的决策、执行及规则制定过程中，企业应依法制定沟通计划，安排与工会或员工代表进行充分、实质性的协商，切实保障其法定的参与权、协商权或决策权。同时，企业应完整保存协商过程的相关书面材料，包括会议纪要、工会或员工代表提出的意见、企业回应及相应调整记录等，以备在后续的合规审计、劳动监察或争议处理过程中提供证明支持。

尽管近年来欧盟内部已出现希望“调整GDPR以减轻企业合规负担”的呼声，但需要明确的是，欧洲员工个人信息保护体系并非仅依赖GDPR本身构建。该领域还叠加适用各成员国的数据保护立法、劳动法规定，以及由欧洲人权法院判例和各国数据保护机构长期监管实践共同形成的法律适用体系。再加之员工群体对个人信息权利的较高的敏感度及维权意识，多重因素叠加作用下，使得该领域的合规标准在可预见的未来难以出现实质性放宽。

中国企业在欧洲开展用工管理，需紧密结合目标国家本地法律、监管机构指南及相关司法实践，制定针对性合规策略。同时，应持续跟踪中欧双方相关制度的动态调整，建立并定期迭代合规成熟度评估机制。针对实务中争议较大或适用存在不确定性的议题与细节，需及时寻求专业律师或数据隐私顾问的支持。遵守法规并非负担，而是提升管理水平、凝聚员工信任、塑造合规声誉并增强全球人才吸引力的重要契机。中国出海企业唯有正视欧洲严格的数据保护监管，脚踏实地、主动应对，方能将合规风险转化为可持续竞争优势，在国际市场中行稳致远。